Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit

BAGIAN ALIR SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN KREDIT

Untuk mengetahui perancangan dan pengendalian program audit untuk uji substantif, pertama sekali seorang auditor harus mengetahui siklus penjualan kredit yang melibatkan beberapa bagian dan prosesnya sebagai berikut dari mulai bagian order penjualan, bagian kredit, bagian gudang, bagian pengiriman,bagian penagihan, bagian piutang, bagian akuntansi biaya, dan bagian akuntansi umum:

Pertama sekali, bagian order penjualan menerima order dari customer dan menerima surat order. Setelah menerima surat order dari customer, bagian order penjualan membuat surat order pengiriman sebanyak sembilan lembar. Pembagian dan siklus sembilan lembar surat order pengiriman itu sebagai berikut:

a.    Satu surat order pengiriman dikirimkan ke bagian gudang. Di bagian gudang, setelah menerima sebuah surat order pengiriman, pihak gudang menyiapkan barang sesuai dengan order, dan menyerahkan barang ke bagian pengiriman beserta surat order pengiriman tadi. Tetapi sebelumnya pihak gudang sudah menyiapkan kartu gudang untuk mencatat keluarnya persediaan.

b.    Empat lembar surat order pengiriman dikirimkan ke bagian pengiriman. Jadi, total surat order di bagian pengiriman menjadi lima buah, dikarenakan pihak gudang memberikan surat order yang pertama beserta barang untuk dikirimkan. Pihak pengiriman menempel surat order pengiriman pada pembungkus barang dan menyerahkannya kepada perusahaan angkutan umum. Satu lembar surat order pengiriman tersebut ditempel pada pembungkus barang, satu lembar diserahkan kepada perusahaan angkutan umum, satu lembar pertinggal di bagian pengiriman, dan sisa dua lembar lagi diserahkan ke bagian order penjualan. Dua lembar tersebut digunakan bagian order penjualan untuk mencatat tanggal pengiriman. Selanjutnya bagian order penjualan menyerahkan dua lembar tersebut ke bagian penagihan. Di bagian penagihan, dua lembar surat pengiriman tersebut digunakan untuk membuat faktur penjualan sebanyak lima faktur.

·         Selembar faktur penjualan tersebut dikirimkan ke customer.

·         Satu lembar ke bagian akuntansi biaya.

Di bagian akuntansi biaya, faktur tersebut disimpan dan digunakan untuk mencatat transaksi di buku pembantu persediaan, dan membuat RKPD (Rekapitulasi kos penjualan) serta bukti memorial. Keduanya (RKPD dan bukti memorial) dikirimkan ke bagian akuntansi umum.

·         Satu lembar ke bagian akuntansi umum.

Di bagian akuntansi umum, satu lembar faktur penjualan dan RKPD serta bukti memorial disimpan (diarsipkan) dan digunakan untuk membuat jurnal penjualan dan jurnal umum. Faktur penjualan untuk jurnal penjualan, bukti memorial dan RKPD untuk jurnal umum.

·         Satu lembar ke wiraniaga.

·         Sisa selembar dikirimkan bersama kedua surat order pengiriman ke bagian piutang. Di bagian piutang, faktur penjualan dicatat ke buku pembantu piutang, dan kedua surat order pengiriman disimpan.

c.    Satu surat order pengiriman diserahkan kepada customer sebagai bukti adanya pengiriman barang dari perusahaan.

d.   Satu surat order diserahkan ke bagian kredit. Di bagian kredit, surat order pengiriman tersebut digunakan untuk memeriksa status kredit dan memberi otorisasi kredit. Selanjutnya, selembar surat order tersebut diserahkan kembali ke bagian order penjualan. Di bagian order penjualan, selembar surat tersebut diarsipkan.

e.    Sisa dua lembar surat pengiriman disimpan oleh bagian order penjualan.

Agar lebih jelas, dapat mendownload slidenya di sini:

Presentasi SIA Penjualan Kredit 

AKTIVITAS PENGENDALIAN DALAM SIA PENJUALAN KREDIT

Aktivitas pengendalian digunakan untuk mencegah dan mendeteksi salah saji, antara lain:

1.    Penggunaan surat order penjualan diotorisasi untuk setiap penjualan.

Adanya fungsi penjualan berarti menimbulkan adanya perintah pengiriman barang kepada bagian pengiriman yang artinya pengendalian ini menjamin adanya transaksi penjualan kredit.

2.    Fungsi pemberi otorisasi kredit mengecek semua customer baru.

Fungsi pemberi otorisasi ini berguna untuk mengurangi risiko tidak tertagihnya piutang. Misalnya seorang customer harus dicek kelayakannya untuk diberi kredit, dengan cara mencari informasi tentang keandalan dan kemampuannya.

3.    Penentuan bahwa customer berada di dalam daftar customer yang disetujui.

Artinya, cutomer yang disetujui untuk mendapatkan penjualan kredit adalah customer yang ada di dalam daftar customer yang disetujui dengan tujuan agar risiko tidak tertagihnya piutang berkurang.

4.    Pengecekan batas kredit sebelum penjualan kredit dilaksanakan.

Penjualan kredit hanya dapat dilakukan kepada customer yang belum melampaui batas kredit maksimum. Pengendalian ini untuk menjamin transaksi penjualan kredit.

5.    Barang dikeluarkan dari gudang hanya atas dasar surat order pengiriman yang telah diotorisasi.

Fungsi penyimpanan barang atau gudang hanya akan melakukan pengeluaran barang apabila mendapat perintah dari fungsi penjualan dan surat orderan telah diotorisasi.

6.    Pengecekan barang yang dikirim dengan surat order pengiriman

Barang yang dikirim ke customer harus sesuai dengan ciri-ciri yang tertera di surat order pengiriman.

7.    Pemisahan fungsi pengiriman barang dari fungsi penjualan

Artinya transaksi kredit harus diotorisasi dahulu sebelum benar-benar terjadi. Apabila kedua fungsi digabung, maka tidak akan ada otorisasi penjualan kredit sehingga akan meningkatkan risiko tidak tertagihnya piutang.

8.    Pembuatan dokumen pengiriman untuk setiap pengiriman barang

Dokumen ini berguna untuk menandakan bahwa suatu barang telah dikirimkan sesuai dengan perintah pengiriman barang oleh bagian penjualan.

9.    Setiap faktur penjualan harus dilampirkan dengan surat order pengiriman yang diotorisasi dan dokumen pengiriman.

Faktur penjualan agar menjadi dokumen yang andal harus dilengkapi dengan surat order pengiriman dari bagian penjualan dan pengiriman barang.

10.    Pencocokan faktur penjualan dengan dokumen pengiriman.

Perlu adanya pencocokan faktur penjualan dengan surat order pengiriman dari bagian penjualan dan pengiriman barang.

11.    Pertanggungjawaban secara periodik dokumen pengiriman

Untuk menjamin semua barang yang dikirim ke customer telah dibuatkan penagihan, perlu diadakan pertanggungjawaban dokumen pengiriman.

12.    Pengecekan independen terhadap pemberian harga dalam faktur penjualan

Untuk menjamin keakuratan jumlah rupiah yang ditagihkan kepada pelanggan.

13.    Setiap pencatatan harus dilandasi dokumen sumber faktur penjualan dan dokumen pendukung yang lengkap

Transaksi penjualan kredit yang akan dicatat ke jurnal harus didasarkan pada faktur penjualan yang telah diotorisasi.

14.    Pengecekan secara independen posting ke dalam buku pembantu piutang dengan akun kontrol piutang dalam buku besar

Untuk mengecek ketelitian data akuntansi, perlu adanya rekonsiliasi antara buku pembantu piutang dengan akun kontrol piutang di buku besar.

15.    Pertanggungjawaban semua faktur penjualan secara periodik

Fungsi penagihan harus mempertanggungjawabkan semua semua faktur penjualan yang dibuat selama periode akuntansi tertentu.

16.    Panduan akun dan review terhadap pemberian kode akun

Pemberian kode dimaksudkan untuk keakuratan posting transaksi dalam buku pembantu piutang dan ke jurnal penjualan.

17.    Pengiriman pernyataan piutang bulanan kepada debitur

Untuk menguji ketelitian catatan piutang yang diselenggarakan oleh fungsi pencatat piutang.